Llamadas en conferencia autoadministradas

2017-08-13

Con los ordenadores e internet siendo lo que son hoy en día, es más fácil que nunca conectar con colegas, clientes y proveedores de todo el mundo. El uso de emails, el compartir programas y los medios sociales hacen que el mundo parezca un lugar mucho más pequeño.

Otro gran avance para los empresarios son las llamadas en conferencia online. Han pasado los tiempos en que quedábamos atrapados en el tráfico camino a una reunión, en que teníamos que imprimir documentos para repartir a todos los presentes o alquilar una sala de reuniones para acomodar a todos los asistentes.

Ahora, con la ayuda del servicio de llamada en conferencia adecuado, usted puede enviar invitaciones personalizadas, compartir todos los archivos importantes, compartir su pantalla y mantener una reunión sin abandonar la comodidad de su oficina.

Hemos compilado unos cuantos consejos para ayudarle a administrar su llamada en conferencia del mejor modo posible sin perder la compostura:

1. No olvide respirar.

La vida laboral puede ser estresante. Ir de reunión en reunión, ya sea online o en persona, tiene su precio.

Es fácil desechar la meditación como si fuera un bobada 'new age', pero en realidad puede ser una herramienta muy útil para mantener el cuerpo saludable y la mente concentrada. Un buen comienzo puede ser tan solo cerrar los ojos e inspirar y expirar profundamente algunas veces, o echar mano de aplicaciones como Calm o Headspace. Lo que debe asegurarse es de darse a sí mismo algunos recesos en su día ocupado.

Otra herramienta de relajación es la música. Y es tan fácil como incluir sus temas favoritos en Spotify o iTunes, apoyar la cabeza en el respaldo y desconectar un poco. ‘Pero, ¿y si me relajo tanto gracias a la música que se me olvida mi llamada en conferencia?’, le oímos decir. Por eso las llamadas en conferencia online mandan mensajes de texto a sus participantes para recordarles la cita. Pero si teme perderse incluso el SMS, tiene la opción de programar su llamada en conferencia en modo llamada saliente. Lo que quiere decir que tanto usted como sus participantes recibirán una llamada cuando la reunión esté a punto de empezar, en lugar de tener que llamar ustedes.

2. Mantenga la concentración

La mayor parte de reunions tienen que ver con un proyecto en particular. Trello y Asana son dos herramientas de administración de proyectos que le permiten listar las tareas, asignarlas a personas específicas, cargar documentación relevante para cada tarea y marcarla como completada una vez haya terminado con ella. Ambos le permiten también asignarse tareas privadas a sí mismo, de modo que sabrá dónde se encuentra con respecto a su propio trabajo y podrá poner al día de ello a sus colegas en la llamada.

Tener a estos proveedores de servicio abiertos en su pantalla puede ayudarle también a tratar proyectos futuros ahora que tiene a todos los interlocutores importantes en la línea.

3. No se distraiga

Vivimos en un mundo en el que todo va rápido, donde nuestra atención se ve constantemente perseguida por empresas y marcas. Y llevar a cabo una llamada en conferencia nos expone a una variedad de distracciones. La aplicación

App Focus Booster le permite bloquear las páginas y aplicaciones que elija, para no recibir notificaciones que le avergüencen en medio de la conferencia, ya sea el vídeo de un gatito que un amigo colgó en Facebook o una música ruidosa del concierto de anoche.

Puede optar por la versión gratuita Cold Turkey que le permite bloquear páginas en sus dispositivos de acuerdo a un cronómetro o por versiones de pago (Pro y Bundle) que incluyen características adicionales, como un calendario, recesos y la posibilidad de bloquear aplicaciones.

El consumo de papel va en aumento, lo cual representa una seria amenaza para nuestros bosques y, consecuentemente, para nuestro planeta. Sin embargo, cuantos más negocios se efectúen online menos impresión de papel será necesaria en las oficinas.

Nunca ha sido tan sencillo compartir archivos, incluso grandes, como lo es ahora gracias a programas como Dropbox y OneDrive. Además, cualquier servicio de llamadas en conferencia que se precie ofrece a sus usuarios la posibilidad de compartir archivos antes y durante la reunión.

A fin de cuentas, la vida es demasiado corta como para gastar tiempo, energía y dinero en hacer las cosas al viejo estilo. En lugar de eso, únase a la revolución de llamadas en conferencia online, tanto su cuenta de banco como su calidad de vida se lo agradecerán

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